De organisatie en productie van een muzikale voorstelling

Ons land kent vele verenigingen op gebied musical, operette, theater e.d. Meestal van origine koorgezelschappen die de zang hebben uitgebreid met een verhaallijn, beweging, dans, decor, enz. Met als doel het publiek een aantrekkelijk optreden te bezorgen. Wil je daarin als (theater)groep succesvol zijn, dan dien je een uitgekiende organisatie op poten te zetten.

Organiseren muziek productie

Een van de grootste valkuilen voor een amateur-gezelschap, dat een uitgebreide productie gaat brengen, is dat het bestuur alles gaat doen. Maar dat is per definitie onmogelijk omdat er bij een theaterproductie veel verschillende disciplines op elkaar moeten worden afgestemd. Bovendien dient het bestuur het helikopter overzicht te houden, wat alleen maar mogelijk is indien voldoende afstand wordt genomen tot de productie.

Een goede organisatie van een muziektheater ziet er als volgt uit:

Bestuur

Het bestuur houdt zich vooral bezig met het totale reilen en zeilen van de vereniging. T.a.v. de op handen zijnde productie is het bestuur slechts degene die de vinger aan de pols houdt bij de verschillende commissies die de productie voorbereiden. Het bestuur let er op dat de teams goed (onderling) functioneren, dat eventuele problemen tijdig worden gesignaleerd en dat het stappenplan op schema ligt. Dat kan via een periodiek voortgangsoverleg tussen de teams onder leiding van het bestuur. Het bestuur kent in principe niet meer dan de gebruikelijke functies van Voorzitter, secretaris en penningmeester.

Productie team en artistiek team

Onder het bestuur komen twee teams die verantwoordelijk zijn voor alle optredens, namelijk een artistiek team en een productie team. Deze teams zijn dikwijls weer opgedeeld in verschillende commissies.

Het artistieke team

Hierin zetelen o.a. de dirigent, artistiek leider/regisseur. Het team bedenkt de productie, doet de muziekkeuze, het verhaal enz. Zij verzinnen het decor, de kleding, de dans de solo’s en de sfeer. Het team kan bijvoorbeeld worden opgedeeld in een coördinator/voorzitter, repertoire-commissie, commissie die de beweging en solo's vaststelt.

Het productie team

Kort gezegd voeren zij de plannen uit die het artistieke team heeft bedacht. Zij maken tevens de financiële begroting.
Bestellen de bladmuziek. Zorgen dat er voldoende know how en personeel is. Stellen de repetitiedata vast. Bepalen de verschillende deadlines. Zij zorgen dat de kleding er daadwerkelijk komt, dat het decor op tijd gebouwd wordt, dat de choreograaf tijdig aan de gang gaat. Dat de belichting conform de wensen van het artistieke team wordt uitgevoerd. Zorgen voor reclame en publiciteit en sponsors. Boeken de zaal, plannen de generale repetitie. Meestal zal het productie team zijn opgedeeld in een kledingteam, een decorbouwafdeling een techniekcommissie een PR-commissie enz.

Een gigantische klus

Het zal duidelijk zijn dat theater erg veel vraagt. Bovenstaande opsomming is verre van compleet. Op de avond van de uitvoering moet alles zijn uitgeprobeerd op gebied van lichtstanden, geluid moet zijn gecheckt, de kaartverkoop, de bloemen, de programmaboekjes, de pers moet worden uitgenodigd. De catering moet zijn verzorgd. Iedereen moet netjes zijn gegrimeerd. Wie maakt de foto's. Als je dit als bestuur allemaal naar je toetrekt ben je eigenlijk bezig met een soort zelfmoord actie. Bovenstaande organisatievorm is geen must, Waar het op neer komt is dat de taken en verantwoordelijkheden goed verdeeld zijn en dat die voor iedereen duidelijk zijn. En heel belangrijk is dat het artistieke deel gescheiden is van het productie deel omdat creatieve bedenkers per definitie nu eenmaal geen strakke uitvoerders zijn.