Tips en valkuilen bij musicalproductie door amateurgroep

Ons land kent vele verenigingen op gebied musical, theater e.d. Meestal van origine koorgezelschappen die de zang hebben uitgebreid met een verhaallijn, beweging, dans, decor, enz. Want het oog wil immers ook wat. Met als doel het publiek een aantrekkelijk optreden te bezorgen. Wil je daarin als (theater)groep succesvol zijn, dan dien je een uitgekiende organisatie op poten te zetten, met naast een artistiek team ook een productieteam.

Organisatie van een muzikale voorstelling

Een van de grootste valkuilen voor een amateur-gezelschap, is dat het bestuur alles gaat doen. Maar dat is niet handig omdat er bij een theaterproductie verschillende disciplines op elkaar moeten worden afgestemd. Bovendien dient het bestuur het helikopteroverzicht te behouden.

Een goede organisatie van een muziektheater ziet er als volgt uit:

Bestuur

Het bestuur houdt zich vooral bezig met het totale reilen en zeilen van de vereniging. T.a.v. de op handen zijnde productie is het bestuur slechts degene die de vinger aan de pols houdt bij de verschillende commissies die de productie voorbereiden. Het bestuur let er op dat de teams goed (onderling) functioneren, dat eventuele problemen tijdig worden gesignaleerd en dat het stappenplan op schema ligt. Dat kan via een periodiek voortgangsoverleg tussen de teams onder leiding van het bestuur. Het bestuur kent in principe de gebruikelijke functies van Voorzitter, secretaris en penningmeester, en kan daarnaast algemene bestuursleden in haar midden hebben. Vanzelfsprekend heeft de penningmeester van meet af aan interesse in de financiële begroting/dekkingsplan van de op handen zijnde productie.

Productieteam en artistiek team

Het bestuur stuurt twee teams aan die verantwoordelijk zijn voor het optreden, namelijk een artistiek team en een productieteam. Deze teams zijn dikwijls weer opgedeeld in verschillende commissies. Als bestuursleden, vanwege een bepaalde kwaliteit, deel willen uitmaken van een dergelijk team is dat geen bezwaar, maar het is zeker geen must.

Het artistieke team

Hierin zetelen o.a. de dirigent, artistiek leider/regisseur. Het team bedenkt (in overleg met het bestuur) de voorstelling, doet de muziekkeuze, het verhaal enz. Zij verzinnen het decor, de kleding, de dans de solo’s en de sfeer. Het team kan bijvoorbeeld worden opgedeeld in een coördinator/voorzitter, repertoire-commissie, commissie die de beweging en solo's vaststelt.

Het productie team

Kort gezegd voeren zij de plannen uit die het artistieke team heeft bedacht. Zij maken tevens de financiële begroting met een dekkingsplan. Bestellen de teksten en de bladmuziek. Zorgen dat er voldoende know how en personeel is om alles te kunnen realiseren. Stellen in overleg met regisseur en dirigent de repetitiedata vast, bepalen en bewaken de verschillende deadlines. Zij zorgen dat de kleding er daadwerkelijk komt, dat het decor op tijd gebouwd wordt, dat de choreograaf tijdig aan de gang gaat. Dat de belichting conform de wensen van het artistieke team wordt uitgevoerd. Zorgen voor reclame en publiciteit en sponsors. Boeken de zaal. Plannen de verschillende doorlopen en de generale repetitie. Meestal zal het productieteam zijn opgedeeld in een kleding(kostuum)team, een decorbouwafdeling een techniekcommissie een PR-commissie, een kaartverkoopcommissie enz.

Een gigantische klus

Het zal duidelijk zijn dat theater erg veel vraagt van iedereen. Bovenstaande opsomming is verre van compleet. Op de avond van de uitvoering moet alles zijn uitgeprobeerd op gebied van lichtstanden, geluid moet zijn gecheckt, de kaartverkoop, de bloemen, de programmaboekjes, de pers moet worden uitgenodigd. De catering moet zijn verzorgd. Iedereen moet netjes zijn gegrimeerd. Wie maakt de foto's enz. Als je dit als bestuur allemaal naar je toetrekt ben je eigenlijk bezig met een soort zelfmoordactie.

De hier boven geschetste organisatievorm is geen must. Waar het op neer komt is dat de taken en verantwoordelijkheden goed verdeeld zijn en dat die voor iedereen duidelijk zijn. En heel belangrijk is dat het artistieke deel gescheiden is van het productiedeel, omdat creatieve bedenkers niet in alle gevallen tevens strakke uitvoerders zijn.